Att ange pristak?

Ett pristak är användbart då man tillsammans med klienten har kommit överens om ett specifikt maximipris för ett ärende, och man vill att överstigning av priset antingen ger upphov till en notifikation eller förhindrar nya registreringar i ärendet.

I systemet kan man ange om man vill förhindra tidsregistrering eller bara få en notifikation när pristaket har nåtts. Man kan också tillåta registrering av åtgärder trots att pristaket har överskridits. I så fall meddelar systemet inte om överskridningen före preliminärfakturan ska godkännas.

Om det inte är någon överraskning att pristaket överstigs, kan man istället ange en passande varningsgräns för ärendet. Ärenden som överstigit varningsgränsen listas i en egen vy, från vilken man kan skapa en varning för ärendets ansvarsperson.

Ett pristak och dess varningsgräns tas i användning på följande sätt:

1 – Ange hur systemet ska notifiera om överskridet pristak

Uppgiften kan anges antingen för hela kontoret eller för ett enskilt ärende.

• På kontorsnivå görs inställningen under Inställningar > Kontorsinställningar > Kontorsinställningar > Välj kontor > Parametrar-knappen > Åtgärder/Åtgärdsparametrar > Varning: Pristaket har nåtts.
• På ärendenivå görs inställningen genom att välja ärende och klicka på Parameterknappen > Åtgärdsparametrar > Varning: Pristaket har nåtts.

De valbara alternativen på båda nivåerna är följande:

• Ingen varning: Systemet varnar inte för att pristaket har överskridits när man registrerar åtgärder, utan först i samband med godkänning av preliminärfakturan. Systemet föreslår då att man gör en helhetsjustering.
• Varning: Systemet meddelar om pristaket när en åtgärd sparas, och hur mycket pristaket överstigs om åtgärden sparas som den är. Det frågar också om användaren vill fortsätta spara. Om man svara Ja sparas åtgärden trots att pristaket har överskridits. Om man svarar Nej tvingar systemet användaren att göra en ändring av åtgärdens Sammanlagda pris.
• Fel: Systemet ge ett felmeddelande i samband med sparande av åtgärden. Det meddelar hur högt pristaket är, hur mycket åtgärdens pris överskrider pristaket och påpekar att pristaket inte kan överskridas. Användare kan enbart välja OK, efter vilket systemet tvingar användaren att göra en ändring i åtgärdens Sammanlagda pris.

2 – Ange en varningsgräns för pristaket

• Ange det överenskomna pristaket (t.ex. 10 000 €) och som varningsgräns t.ex. 9000 € på ärendekortets faktureringsflik. Då ges en varning när pristakets gräns börjar närma sig.
• När det har gjorts registreringar i ärendet till ett värde av över 9000 €, listas ärendet i vyn Egna ärenden med överskridet pristak. Vyn hittar du i Ärendelistan.

3 – Ange en varning för överskridning av pristakets varningsgräns

Lägg till en påminnelse i vyn Egna ärenden med överskridet pristak, så att en specifik användare (t.ex. ärendets ansvarsperson) får vetskap om varningsgränsens överskridning.

When the assignment’s total of billable transactions exceeds 9000€, the Responsible is able to see the assignment in the “My Assignments Exceeding Price Alert Limit” view.

4 – Add a reminder

• Klicka på påminnelseikonen bredvid Vy-fältet
• I påminnelsefönstret som öppnas, fyll i vem som ska ta emot påminnelsen, för hur många av de ärenden som har hamnat på listan och vilket påminnelsens ämne ska vara.

Påminnelserna syns inte genast efter påminnelsens utgång, utan med en fördröjning som angivits i systemet. Som kontrollintervall kan man ha valt 15 eller 30 minuter, 1, 2 eller 4 timmar, 1 dag eller 1 vecka. Intervallet väljs normalt i Kontorsinställningarna (Inställningar > Kontorsinställningar > Kontorsinställningar > välj kontor > Parametrar-knappen > Allmänt > Standardvärden > Tidsintervall för påminnelsekontroll).

Programmet kontrollerar utgångna påminnelser enligt det kontrollintervall som angivits, visar deras antal i det nedre, vänstra hörnet i systemet och ger användaren ett meddelande om påminnelserna. Genom att dubbelklicka på påminnelseraden kan man se t.ex. ens egna ärenden vars pristak har överskridits.

Sökord: pristak maximipris varning